Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Отличия и особенности использования.

В системе программ 1С:Предприятие существует две функциональные компоненты используемые для автоматизации учета наличия и движения средств. Это компоненты "Оперативный учет" и "Бухгалтерский учет". Достаточно часто у специалистов занимающихся созданием и внедрением прикладных решений на базе 1С:Предприятия возникают вопросы связанные с сопоставлением функциональных возможностей этих компонент, а также их позиционированием. В этом разделе мы постараемся  объяснить принципиальные различия этих двух компонент и дать рекомендации по их применению.

                        Основные принципы компонент

В начале приведем основные  принципы,  заложенные  в  эти компоненты.

Компонента "Оперативный учет" основана на механизме  регистров. Регистр  представляет собой многомерную систему учета наличия и движения средств. В конфигурации определяется набор независимых регистров. Каждый из них имеет собственную структуру, включающую набор измерений, образующих многомерную систему координат и набор ресурсов, определяющих состав собственно исчисляемых значений.  При помощи регистров в конфигурации организуется достаточно сложный учет по конкретным разделам  экономической    деятельности   предприятия.   Причем  структура регистров описывается в точном соответствии  с  необходимостью детализации по конкретным разделам учета .  Например, для учета товаров минимально достаточно одного  измерения  -  собственно "номенклатуры товаров".  Дополнительно можно разделить учет по нескольким складам - тогда добавляется измерение "склад", можно ввести  разделение  по  материально-ответственным  лицам - ввести измерение "МОЛ".  Если ввести партионный учет, то  будет добавлено измерение "Партия". Состав измерений будет полностью определяться потребностями данного раздела учета.  В некоторых случаях  для учета товаров может быть введено два регистра, то есть учет товаров будет вестись  в  двух  системах  координат.  Например,  в  этом может возникнуть необходимость,  если нужно вести независимый учет  резервирования  товаров.  Поясним  это подробнее.  Для  любой  единицы  учитываемой в регистре должны быть однозначно определены значения всех измерений.  Если  резервирование производится не с конкретного склада, а для фирмы в целом , то для учета резервирования следует ввести  отдельный регистр,  который будет учитывать количество зарезервированного товара в разрезе покупателей и счетов на оплату. Таким образом, товары  будут учитываться на одном регистре с точки зрения физического местоположения на  складах,  а  на  другом  с  точки зрения логического распределения по клиентам зарезервированных товаров. Состав ресурсов регистра также полностью определяется требованиями учета.  Например,  товары  могу учитываться как в количественном  выражении, так и в учетных ценах, для стоимостной оценки товарного запаса.

Важной особенностью компоненты "Оперативный учет" является ориентация  на  поддержку  итогов в актуальном состоянии на текущий момент времени. Компонента "Оперативный учет" поддерживает остатки регистров на "Точку  актуальности",  которая  при повседневной работе соответствует последнему проведенному документу. При проведении документы располагаются в именно порядке проведения, а не в порядке ввода, что обеспечивает четкую последовательность отражения в учете деятельности предприятия.

Доступ к  текущим остаткам регистров осуществляется практически мгновенно.  Это позволяет  при  проведении  документов контролировать  наличие товаров на складах,  состояние взаиморасчетов и другие данные именно на момент проведения  документов. Мгновенный  доступ  к текущим итогам при проведении документов позволяет исключить одновременное  списание  со  склада одних и тех же товаров разными менеджерами.

Компонента "Бухгалтерский учет" обеспечивает ведение планов счетов, операций,  проводок  и бухгалтерских итогов.  Она ориентирована на  отражение  хозяйственной  жизни  предприятия именно в бухгалтерском учете.  То есть, она реализует основные принципы бухгалтерского учета.

Прежде всего, весь учет обязательно ведется в разрезе синтетических счетов .  Все остальные разрезы учета (субсчета, валютный учет,  аналитический учет) выступают, как дополнительные, и могут не использоваться. Учет может вестись в денежном и натуральном выражении. При ведении валютного учета отдельно также учитываются валютные суммы.

Вся информации о движении средств отражается в проводках.  Все проводки имеют одинаковую структуру, а состав данных в них определяется  настройками учета корреспондирующих счетов.  Так для счета может быть определено до 5  разрезов  аналитического учета.  Соответственно значения объектов аналитики в проводках будут заполнены в том объеме, который определен для конкретного  счета. Многомерность аналитики позволяет,  например,  для счета 10 (материалы) организовать учет в разрезе номенклатуры, мест хранения и материально-ответственных лиц.

Так как одним из основных принципов  бухгалтерского учета является принцип двойной записи,  проводка  имеет  дебетовую  и кредитовую часть. В некоторых случаях одна из частей может быть не заполнена,  например, при использовании забалансовых счетов.

Система хранения  бухгалтерских  итогов  ориентирована на быстрое получение итогов с детализацией  до  месяца,  то  есть данных об  остатках на начало месяца,  оборотах за месяц, остатках на конец месяца,  а также по любым периодам,  состоящим из целых месяцев.  Получение итогов может производиться за любой интервал и на любой момент времени,  но это выполняется системой за счет дополнительной обработки проводок.

              Сопоставление средств и возможностей компонент

Теперь сопоставим средства, используемые этими компонентами, и возможности, которые они предоставляют.

На первый взгляд компоненты "Бухгалтерский учет" и  "Оперативный учет"  решают практически одну и ту же задачу, но разными способами.  На самом деле  различия  между  ними  весьма существенные.

Первое отличие компонент заключается в механизме  отражения информации о движении средств. В компоненте "Бухгалтерский учет" основным разрезом учета являются синтетические счета, которые и  определяют бухгалтерскую модель отражения хозяйственной деятельности предприятия.  В компоненте "Оперативный учет" механизм регистров является более универсальным средством и не имеет предопределенных разрезов учета.

Многомерный аналитический  учет в 1С:Бухгалтерии действительно позволяет так же как и регистры оперативного учета хранить  данные  о  движении средств и получать итоги в различных разрезах.  Однако он предназначен для  детализации  итогов  по синтетическим счетам.  Тогда,  как регистры оперативного учета представляют собой самостоятельную универсальную модель многомерного учета.

Использование аналитики в бухгалтерском учете в сравнении с регистрами менее гибко и менее эффективно при  сложном учете и большом  объеме  информации.  Это определяется единообразным хранением всех проводок. Устройство регистров позволяет максимально точно отразить в них требуемую схему учета по  конкретным разделам,  что  обеспечивает наиболее эффективное хранение и использование информации. Кроме того, при использовании версий 1С:Предприятия для SQL механизм регистров более эффективно оптимизируется системой за счет того, что структура хранения информации регистров более точно соответствует типовым структурам баз данных, чем универсальные структуры используемые для хранения данных о

бухгалтерских проводках и итогах.

Механизм регистров  не  использует понятие "двойной записи", так как оно предназначено именно для бухгалтерского  учета, то  есть для отражения финансового состояния предприятия в денежном выражении как с точки зрения наличия средств, так и с точки зрения источников финансирования и финансовых обязательств.

Другим различием механизмов бухгалтерского и оперативного учета в  1С:Предприятии  является распределение во времени совершения хозяйственных операций на предприятии и  отражения их в учете. Работа бухгалтерии, как правило, ведется "по факту". То есть в бухгалтерию поступает информация о совершенных операциях, которая отражается в бухгалтерском учете. Причем это может производиться со значительным запозданием.  То есть  бухгалтер заносит данные о совершении хозяйственных операций,  как летописец освещает произошедшие события.  Соответственно  компонента "Бухгалтерский  учет"  ориентирована на ввод операций за любые даты и быстрое получение итогов с детализацией  по  месяцам  и кварталам,  что  весьма необходимо для составления отчетности.

Компонента "Оперативный учет" напротив предназначена для отражения  хозяйственных операций в основном непосредственно в момент их совершения, то есть в реальном времени. Понятие "точки актуальности"  (текущего момента) позволяет не просто отражать в учете операции в момент их совершения,  но и выполнять  различного рода контрольные действия по определению правомерности совершения операций (контроль наличия товаров, состояния взаиморасчетов).  Для  этого  в механизме регистров оптимизировано получение итогов именно на текущий момент,  то есть на  момент совершения хозяйственной операции.  Разумеется, существует возможность изменения уже введенной информации и ввода информации "задним числом", но она используется в основном как исключение, для исправления ошибочно введенных ранее данных.

Важным аспектом для понимания разницы между бухгалтерским и оперативным  учетом в 1С:Предприятии является тот факт,  что устройство операций и проводок в бухгалтерском учете  ориентировано на непосредственную работу с ними конечного пользователя.  Бухгалтер понимает, как устроен учет на уровне синтетических  счетов,  аналитики,  проводок и итогов.  Он может вводить проводки вручную,  может настраивать ведение учета,  может самостоятельно интерпретировать проводки, записанные документами и

стандартные отчеты.  Таким образом бухгалтерский учет в  1С:Предпрятии  реализован  понятными бухгалтеру категориями ("счет",  "субсчет", "аналитика", "валюта",  "проводка").

Регистры оперативного учета выступают в качестве внутреннего механизма,  который используется при конфигурировании  системы.  Пользователь  (продавец,  менеджер)  не посвящается в подробности реализации учета.  Он работает с документами и отчетами,  а механизм регистров,  который при этом фактически используется, обеспечивает получение необходимой информации, но скрыт в конфигурации.  При использовании механизмов  оперативного учета конечному пользователю не предоставляется универсальных

средств отражения операций  в  регистрах  и получения  отчетов.  Все предусмотренные варианты движения регистров и получения итогов описаны в конфигурации в виде документов  и  отчетов  и предназначены для вполне конкретного использования. Например, для отражения движений товаров вводится несколько видов документов  (накладных,  требований),  а  для получения итогов один или несколько отчетов (материальная  ведомость,  карточка товара  и  т.д.).  Работа  пользователя с бухгалтерским учетом предусматривает как специализированные режимы (документы,  отчеты) ориентированные  на конкретные разделы учета,  так и универсальные средства  отражения  любых  хозяйственных  операций (операции вводимые вручную,  типовые операции) и универсальные средства получения итогов по любым разделам учета (стандартные отчеты).

Заметим также,  что конфигурирование механизма  регистров обычно выполняется  специалистами по автоматизации,  тогда как конфигурирование компоненты "Бухгалтерский учет"  в категориях понятных бухгалтеру  позволяет выполнять настройку учета и специалисту имеющему экономическое  образование и небольшие навыки работы с компьютером.  Такое различие объясняется тем,  что сам механизм бухгалтерского учета существовал фактически как  некоторая универсальная математическая модель со времен Луки Почиоли,  еще задолго до появления компьютеров и знаком бухгалтеру, тогда как регистры оперативного учета являются специфическим механизмом 1С:Предпряития.

                 Рекомендации по использованию компонент.

Теперь постараемся подытожить приведенные отличия  компонент и дать рекомендации по их применению.

Очевидно, что компонента  "Бухгалтерский  учет"  идеально подходит для ведения  синтетического  учета  и аналитического бухгалтерского учета.  Мощные возможности аналитического учета позволяют  также использовать ее для ведения управленческого  складского учета, взаиморасчетов,  учета в производстве и т.д.  Все разделы поддерживаются  единым механизмом проводок,  который обеспечивает высокую наглядность отражения в учете операций для  бухгалтера.  Механизм аналитического учета целесообразно использовать в тех случаях, когда он необходим для получения  развернутых  итогов по синтетическим  счетам и для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Компонента "Оперативный  учет" позволяет построить весьма специфичную схему учета в соответствии с  конкретным  разделом учета. Ее целесообразно использовать при сложном  управленческом учете и большом объеме хозяйственных операций.  Как правило, она применяется для автоматизации основной деятельности предприятия. Например, в торговле это учет наличия и движения товаров, учет взаиморасчетов с клиентами, а в производстве – учет материалов, выпуска готовой продукции, калькуляции затрат. Гибкая

настройка механизма  регистров  позволяет  эффективно поддерживать сложные виды учета,  например,  учет заказов,  учет товарных кредитов, учет товаров на реализации,  списание по методам LIFO/FIFO и т.д. Компоненту "Оперативный  учет" целесообразно также применять в тех случаях,  когда автоматизированную систему предполагается использовать в реальном времени. То есть не только для фиксации в  учете  произошедших  хозяйственных  операций,  но и для получения оперативной информации о текущем состоянии материальных и  денежных  средств, и принятия с помощью программы управленческих решений, например,   обеспечения контроля одновременного доступа к товарным запасам нескольких пользователей.

То есть механизмы компоненты "Бухгалтерский учет" наиболее эффективны именно как средство отражения хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями методологии бухгалтерского учета. Средства "Оперативного учета" предназначены не только для отражения, но и для управления собственно совершением хозяйственных операций.

Наибольший интерес  представляет совместное использование компонент. На  практике  на предприятии с одной информационной базой могут работать  и  сотрудники  бухгалтерии,  и  менеджеры (например, отдел продаж,  коммерческий отдел). Использование в одной конфигурации компонент "Оперативный учет" и "Бухгалтерский учет" позволяет органично совместить работу различных подразделений.  Механизмами  оперативного  учета  решаются  задачи собственно управленческого учета,  составляющие основной объем хозяйственных операций на предприятии и ведущихся  в  реальном времени. Средствами оперативного учета  отслеживаются движения товаров, складские запасы, выполняется резервирование, поддерживаются взаиморасчеты с клиентами с учетом кредитов,  консигнации и других особенностей управленческого учета.  Все операции, реализуемые компонентой  "Оперативный  учет"  полностью описываются  в  конфигурации,  так  как  персонал, который их оформляет не должен иметь возможность отклонения  от  принятой схемы ведения бизнеса и, как правило, не осведомлен об особенностях реализации учетных регистров.

По данным управленческого учета  могут автоматически формироваться проводки для отражения определенного круга операций в бухгалтерском учете. Причем отражение в бухгалтерском учете  целесообразно выполнять с той степенью подробности, которая необходима для получения бухгалтерской и налоговой отчетности.  То  есть информация о хозяйственных операциях будет "сворачиваться",  освобождаясь от деталей  несущественных  для бухгалтерского учета.  Например, очевидно, что для бухгалтерии несущественно распределение товаров по складам.  Кроме того,  и сама  детализация  по  конкретным товарам также может не отражаться в бухгалтерском учете.  Кроме отражения данных полученных на основании оперативного учета, компонента "Бухгалтерский учет" используется для  автоматизации  самых  разных  разделов учета  предприятия  не  имеющих большой нагрузки по количеству операций и не требующих участия программы в управлении операциями. Например, это взаиморасчеты с подотчетными лицами, учет основных средств и т.д.  Разумеется, компонента "Бухгалтерский учет" используется также для  определения  финансовых  результатов, составления бухгалтерской и налоговой отчетности. В отличии от оперативного учета компонента  "Бухгалтерский  учет" допускает  ручной ввод операций.  Это возможно благодаря тому, что бухгалтер владеет понятиями,  которыми оперирует программа (счет,  аналитика, проводка и т.д.). Возможность ручного ввода операций позволяет отражать разовые операции, не предусмотренные конфигурацией,  что зачастую проще и эффективнее, чем внесение изменений в конфигурацию.

Таким образом определяющими факторами для выбора  используемых  компонент 1С:Предприятия для автоматизации учета в конкретной организации является состав задач, круг пользователей, и режим отражения в учете хозяйственных операций. Если систему предполагается использовать только в бухгалтерии для занесения данных о хозяйственных  операциях  и  получения  внутренней  и внешней отчетности,  то достаточно применения компоненты "Бухгалтерский учет".  Если  предполагается автоматизировать исключительно управленческий  учет (работу менеджеров по управлению закупками,  продажами,  складскими запасами, взаиморасчетами), то  целесообразно  использовать только компоненту "Оперативный учет". Если предполагается автоматизировать оба этих направления во  взаимосвязи,  то  следует  задействовать и ту и другую компоненту в единой конфигурации.