Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Программу "Экспесс-учет" разработала компания SoftMediaBrain, занимающаяся не только информационными технологиями, но и компьютерной графикой, имеющая свое модельное агентство и видеостудию. Вполне возможно, что именно этот факт сказался на интерфейсе программы. Потому что первое, что удивило и обрадовало меня - внешнее представление информации. Понятно, удобно, компактно и никаких излишеств. К тому же, есть вполне достаточная для освоения документация, прочитав которую, пусть не за 20 минут, как обещают разработчики, но за час можно понять принцип работы программы и приступить к ее использованию.

Информационная часть программы реализована на базе СУБД Interbase шестой версии. В комплект поставки входит ее свободно распространяемая версия, устанавливаемая при установке самой программы. Здесь у пользователя могут возникнуть проблемы, если он уже использует эту СУБД, но другой версии. Программа предназначена для совместного использования, при этом каждый из пользователей может иметь свои права и ограничения в доступе к информации. Распределением прав занимается администратор системы. В рамках созданного администратором пользовательского дерева каждый пользователь наделяется правами администратора своего, более низкого уровня, то есть способен, в свою очередь, создавать пользователей своего поддерева и наделять их теми или иными полномочиями. В распоряжении администратора есть также специальная утилита, которая может прервать любую сессию, отключив пользователя от базы данных. С ее же помощью можно удалить информацию о последнем сеансе работы пользователя при аварийном завершении работы компьютера. Этой утилитой могут пользоваться и пользователи для снятия своих сессий в случае их аварийного завершения.

Программы класса ERP должны поддерживать все основные элементы управления предприятием - и планирование ресурсов (материальных, людских, финансовых), и оперативное управление производством, и ведение договоров, отслеживание взаимоотношений с поставщиками и потребителями продукции, и анализ результатов хозяйственной деятельности. "Экспресс-учет" относят к классу ERP, но демо-версия программы не позволяет проверить, все ли элементы управления могут быть в ней реализованы. Базовая версия ориентирована, в первую очередь, на анализ финансовой деятельности предприятия. Другие стороны управления - бухгалтерский и складской учет, планирование производства, документооборот, отдел кадров - реализуются подключением специальных дополнений.

Для начала же вполне достаточно проверить работу программы на анализе финансовой деятельности организации, поскольку анализ хозяйственной деятельности базируется на анализе финансовых потоков как между предприятием и его партнерами, так и внутри предприятия между его подразделениями. Отличительной чертой, на которую обращаешь внимание еще при первом знакомстве с программой, является совершенное отсутствие связи между содержанием программы, информацией, которая в нее будет заноситься, и каким бы то ни было законодательством. Если в первый момент это положение озадачивает, то постепенно начинаешь осознавать, что и такой подход может иметь место для существования. Финансовые потоки остаются таковыми независимо от того, каким законам они подчиняются. Если же учесть, что все расчеты будут проводиться в каких-либо иных программах, а в "Экспресс-учет" будут заноситься только результирующие сведения, то действительно, нужно ли здесь учитывать требования законов?

Для того чтобы начать работать с программой, надо построить в ней иерархическое дерево структуры предприятия и его связей. Анализ может вестись на нескольких уровнях. Если взять самый верхний, то это будет уровень взаимоотношения предприятия и его контрагентов (поставщиков и клиентов). Тогда в дереве достаточно иметь три основных узла. В этом случае деятельность предприятия можно будет рассматривать как перемещение определенных объектов (товаров, денег) между этими узлами. Движения объектов в этой системе называется проводкой, и все они отражаются в таблице проводок. Спускаясь на следующий уровень анализа деятельности, необходимо будет раскрыть и достроить узел предприятия в соответствии с имеющейся структурой.

В конечном итоге узлов должно получиться столько, сколько необходимо для учета любого перемещения объектов как внутри предприятия, так и по его внешним связям. Степень детализации дерева будет зависеть от того, насколько подробный анализ вы собираетесь проводить. Но следует помнить, что чем раньше вы примете решение о том, какая структура дерева должна быть, тем меньше придется исправлять уже введенные проводки. Каждая проводка характеризуется четырьмя обязательными параметрами - это имя узла-источника, имя узла-получателя, вид объекта и его количество. Если узел или его потомок выступает в проводке в роли узла-источника, то количество перемещенного объекта отрицательно, и проводка называется исходящей. При создании каждой проводки (перемещении объекта) в базе данных создается две записи: для узла-источника и узла-получателя, разница лишь в том, с каким знаком записывается количество объекта. Если узел или его потомок является узлом-получателем, то проводка называется входящей и дает положительный вклад в баланс узла. Количественные характеристики узлов-предков включают в себя количественные характеристики узлов-потомков. Суммарное количество объекта во всех проводках, в которых участвует узел, будет являться его балансом.

Между узлами могут перемещаться различные объекты (деньги, товары, люди), учитываемые в своих единицах. В этом случае потребуется создать еще одно иерархическое дерево для учета объектов. Учет можно вести и в нескольких валютах, а для перевода денег из одной валюты в другую потребуется создать условный "пункт обмена", участвующий в таких проводках. Баланс узлов, где будут использоваться разные валюты, будет в результате представлен не одним числом, а несколькими, по каждой валюте в отдельности. Каждый вид объектов (товаров) характеризуется множеством только ему присущих свойств. В число этих свойств может входить как стоимость единицы товара, так и не выражаемые в денежном эквиваленте цвет изделия, его комплектация, предназначение, название фирмы-изготовителя и многое другое. В программе предусмотрена возможность учета как по совокупности всех признаков товара (то есть просто по названию товара), так и по отдельным его свойствам.

Предусмотрено два режима работы программы - режим анализа и режим ввода. Режим ввода предназначен, в основном, для ввода больших объемов данных. Созданные проводки отображаются по мере своего создания сплошным потоком, без привязки к какому-либо узлу, но при переходе в режим анализа все они оказываются на своих местах. В программе предусмотрена возможность импорта проводок, предварительно сформированных в таблицах Exel. Но здесь надо быть очень внимательными, поскольку на структуру таблицы в этом случае накладываются жесткие требования.

Программа позволяет в любой момент времени для любого узла (подразделения) посмотреть и проанализировать его баланс по каждому узлу и объекту, используемому в деятельности подразделения. Для анализа можно использовать встроенную систему получения отчетности. Данные для отчетов могут быть получены различными способами - использованием таблицы "Итоги", использование фильтров, масок, функции множественного выбора, построением графиков и соответствующих им таблиц, комбинированным способом. Кроме того, любую полученную таблицу можно экспортировать в MS Excel для дальнейшей обработки, анализа и вывода на печать.

Что поразило в программе - это ее действительная простота и наглядность. Любые действия немедленно отражаются в таблицах проводок, результаты пересчитываются и показывают итоги на текущий момент времени (в скрытом от пользователя слое программы все его действия, кроме того, фиксируются в "журнале изменений", поэтому всегда можно найти автора выполненных действий с узлом любого уровня).

Последняя версия программы приобрела дополнительную функциональность. Стало возможно работать не только с отдельными объектами, но и с их группами, которые в системе названы "сложными объектами". Сложный объект объединяет под своим именем совокупность свойств, каждое из которых может быть предметом учета. Это означает, что баланс узла дерева "Модель учета", значение которого выражено в единицах сложного объекта, можно разложить на несколько составляющих, соответствующих заданным свойствам. Более того, баланс по свойствам некоторых типов можно, в свою очередь, представить в виде суммы нескольких чисел, вычисляемых по своей группе проводок.

А впереди - новые версии, для которых анонсированы новые возможности, существенно расширяющие функциональность программы. Среди них - встроенный язык, генератор форм отчетности, встроенный текстовый редактор и электронные таблицы.