Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Рассказ об опыте внедрения системы электронного документооборота на крупнейшем российском промышленном предприятии - Магнитогорском металлургическом комбинате.

Сегодня о важности использования документооборота на крупных предприятиях говорят представители самых разных профессиональных сообществ, в том числе и ИТ-специалисты. В этой статье мы не ,будем анализировать преимущества и стратегии внедрения систем электронного документооборота в целом, этой теме была посвящена рубрика в предыдущем номере нашего журнала (см. «Галерея IT Стратегии», «Сетевой журнал» № 4/2002, с…) Особенностям и достоинствам этих систем посвящено немало публикаций в прессе. Мы же хотим рассказать об опыте внедрения системы электронного документооборота на конкретном предприятии, об особенностях, сложностях, перспективах, что, на наш взгляд, должно быть интересно и менеджерам, уже планирующим подобный проект, и тем, кто только знакомится с такими решениями.

Буквально через месяц Магнитогорский металлургический комбинат (ММК) отпразднует свое 70-летие. Все эти годы Магнитка была и остается крупнейшим в России металлургическим комплексом с полным производственным циклом. И сегодня комбинат экспортирует около 60% своей продукции в страны Юго-Восточной Азии, Ближнего Востока, Африки, Восточной Европы и СНГ. Особенно значительной становится эта цифра, если принять во внимание, что в течение последних лет металлургия является одним из лидеров российского экономического роста, продукция отрасли занимает второе место (после продукции топливно-энергетического комплекса) в общем объеме российского экспорта. Высокая рентабельность бизнеса позволила Магнитогорскому металлургическому комбинату вложить значительную часть заработанных средств в развитие своей информационной инфраструктуры.

Информационные технологии на ММК

Развитие ИТ на Магнитке имеет очень долгую по российским меркам историю. Сегодня в центре АСУ, которому не так давно исполнилось полвека, работает более 500 сотрудников. Столь зрелый возраст и "вес" подразделения красноречиво свидетельствуют о том, сколь значительная роль отводилась и отводится вопросам информатизации на ММК. Сейчас на предприятии работают практически все классы существующих аппаратных платформ -- от мэйнфреймов до ПК. Столь же широк и спектр ПО -- наряду с решениями крупнейших западных поставщиков используются многочисленные приложения, созданные в разные годы специалистами центра АСУ и местными партнерами комбината.

Специфика автоматизации ММК во многом определяется его размахом. Более полутора сотен цехов, разнесенных на километровые расстояния, ведут самостоятельную производственную и хозяйственную деятельность. И естественно, масштаб автоматизации такой структуры не может быть ограничен десятками и даже несколькими сотнями рабочих мест.

Сегодня основной тенденцией крупнейших предприятий металлургической отрасли становится постепенный переход от «лоскутной» автоматизации различных технологических, управленческих, финансовых участков работы к комплексной автоматизации всех процессов. От простой покупки персональных компьютеров для решения несложных офисных задач предприятия перешли к созданию распределенных информационных структур. Сложность такого переходного процесса на столь крупном предприятии, как ММК, определяется тем, что вновь внедряемые модули корпоративной системы (с 1999 года на комбинате идет полномасштабный проект внедрения ERP-системы Oracle Application, которому посвящена не одна публикация в профессиональных изданиях) в течение всего длительного переходного периода должны взаимодействовать с унаследованными системами. Только в этом случае внедряемая система сможет обеспечить адекватную поддержку всех механизмов управления деятельностью предприятия.

Высокий уровень развития технологий, социальная зрелость предприятия и поразительная "человеческая" открытость менеджеров - вот что бросалось в глаза на конференции по вопросам автоматизации процесса управленческого документооборота, прошедшей в Магнитогорске в начале апреля, в которой приняли участие руководители и сотрудники управления ИТ ММК.

Документооборот

Около года назад на ММК была сдана в промышленную эксплуатацию система автоматизированного документооборота «БОСС-Референт», разработанная компанией "АйТи" (www.it.ru). Работа над проектом началась еще в июне 2000 года с обследования и анализа структуры предприятия, формулировки целей и схем документооборота, обучения пользователей и администраторов системы.

Первое, на что обращает внимание каждый, кто слушает рассказ об этом проекте, -- неоднократно повторяемое имя основного инициатора и заказчика проекта -- руководителя административного управления комбината. То, что вдохновителем проекта стало не подразделение ИТ, а непосредственный пользователь системы -- весьма показательно. Немного фактов… Масштаб документооборота на предприятии действительно колоссален -- около 10 тысяч документов в день. Причем очевидно, что укрупнение структуры ММК, усложнение происходящих внутри и вне предприятия технологических и бизнес-процессов, влечет за собой еще большее увеличение документооборота. Так, в марте прошлого года эта цифра составляла 367 тысяч, в марте нынешнего -- 430. До недавнего времени весь этот объем документации распространялся исключительно силами "кольцевой почты" -- кольцевой автомобильной дороги протяженностью около 250 км, по определенным маршрутам которой ежедневно курсировало несколько автомобилей, развозящих документы. Временные, финансовые и трудовые затраты здесь очевидны. Еще одной немаловажной предпосылкой внедрения системы стала все возрастающая необходимость в размножении, копировании большого числа документов; технических мощностей копировально-множительной техники предприятия катастрофически не хватало.

Как это было…

Работы по внедрению системы начались с обсуждения проекта в конце 1999 года. На подготовительном этапе специально созданная команда определила цели и основные требования к системе, подходы к внедрению, обсудила целесообразность самостоятельной разработки или приобретения готовой системы. Было принято решение использовать в качестве ядра системы хорошо зарекомендовавший себя на рынке тиражируемый продукт и затем на его основе развивать систему силами собственных предварительно обученных специалистов. Свой выбор ММК остановил на платформе Lotus Notes и разработанной на ее основе системе «БОСС-Референт» (разработка компании "АйТи"). Внедрение системы осуществляли компания "АйТи" и ее партнер в Магнитогорске -- компания "СофтИнКом".

В июле 2000 года начался первый этап внедрения системы. В весьма краткие сроки провели обследование предприятия, тут же были поставлены первые 40 лицензий на продукт и проведено обучение первой группы инспекторов делопроизводства. Пилотный проект запустили уже в ноябре. Эти даты наглядно иллюстрируют, сколь динамично шелпроцесс внедрения, а ведь он не должен был нарушить привычного хода работы администрации комбината. Это говорит о том, что бизнес-подразделения, в частности административное и правовое управления, выступали не только как заказчики; они подошли к проекту активно, фактически став его соисполнителями. Для обеспечения поддержки и развития системы комбинат провел обучение программистов на специализированных курсах по разработке в среде Lotus Notes.

Уже спустя несколько месяцев специалисты "СофтИнКом"а вместе с инженерами ММК доработали и адаптировали ряд модулей системы, самостоятельно разработали несколько дополнительных модулей. В результате в июне прошлого года вышел приказ о сдаче в промышленную эксплуатацию первой очереди системы электронного документооборота (СЭД), объединившей подразделения управленческого комплекса комбината.

Очевидно, что нет и не может быть такого проекта по внедрению информационных систем, который проходил бы абсолютно гладко. Особенно острым на ММК оказались проблемы, связанные с пресловутым "человеческим фактором". На первом этапе проекта приходилось преодолевать недоверие потенциальных пользователей, порой и исполнители, и руководители не понимали, зачем внедряется система. Позиция "делопроизводитель получает копейки, если есть необходимость -- не проблема приять на работу еще одного" пока, к сожалению, типична для многих отечественных предприятий. Постепенно на ММК пришло понимание того, что система нужна не только и не столько для автоматизации деятельности секретаря и инспектора по делопроизводству, сколько для улучшения, повышения скорости движения документов, для внедрения новой культуры общения между подразделениями. Конечно, все это происходило не просто.

Что мешало и мешает…

Итак, вопросами создания документов в каждом из подразделений предприятия занимается инспектор по делопроизводству. На столь крупном, имеющем разветвленную структуру предприятии, как ММК, таких сотрудников было много. Как отметил в своем выступлении ведущий инженер административного управления комбината Геннадий Ерошенко, документы "готовят рядовые работники, и зачастую готовят неправильно, с ошибками с точки зрения делопроизводства, а нередко даже орфографическими и грамматическими, что ставит документооборот на недопустимо низкий уровень". Вызваны все эти проблемы, по мнению г-на Ерошенко, крайне низким статусом инспекторов по делопроизводству. Тут возникает и психологичная проблема "секретарша, которая носит чай", и проблема сугубо финансовая -- люди на этих должностях получают очень маленькие зарплаты. Сейчас ситуация постепенно меняется, но по-прежнему здесь работает немало немолодых женщин, всю жизнь проработавших на этой малоответственной в преставлении многих должности, не имеющих необходимых навыков работы с компьютером и не желающих усложнять себе жизнь освоением последних "нововведений".

Вторая проблема связана с тем, что на предприятии такого масштаба сложно укомплектовать рабочие места инспекторов по делопроизводству необходимой современной оргтехникой, объединенной в единую информационную сеть.

Для решения этих проблем параллельно с системой «БОСС-Референт» на комбинате внедрены электронные шаблоны документов, которые инспектора и все другие пользователи в любой момент могут загрузить по сети на свой рабочий компьютер и создать более грамотный стандартизованный документ. Необходимость установки на рабочих местах делопроизводителей аппаратов для промышленного сканирования и других средств оргтехники здесь очевидна и даже не полежит обсуждению. Отрадно, что и руководство комбината понимает это.

И еще одна "человеческая" проблема. Для дальнейшего совершенствования электронного документооборота, обеспечения его мобильности было принято решение предоставить всем руководителям высшего и среднего звена карманные микрокомпьютеры. Преимущества здесь очевидны, однако возникла проблема менталитета руководителей, нежелания принимать и использовать новые технологии.

Очевидно, что решение всех этих проблем -- вопрос во многом психологический. Наряду с технологическими вопросами руководство административного управления комбината активно работает над задачами мотивации сотрудников, повышения их статуса, обучения. Поразительно, насколько активно пожилые женщины, далекие, казалось бы, от современных технологий, осваивают новую технику. Так, Геннадий Ерошенко заметил: "Я был далеко не уверен, что все это вообще получится, когда поговорил с инспекторами, с этими женщинами, которые работают по старинке, никогда не пользовались компьютером и буквально боятся его. А всего год спустя я своими глазами увидел, как инспектор по делопроизводству одного из руководителей комбината, женщина 56 лет, обучившись работе в системе электронного документооборота, прекрасно и с удовольствием работает в ней. Я такого не ожидал ". В целом очевидно, что документообороту на предприятии уделяют должное внимание. "Правильно сделанный документ, подписанный, оформленный и т. д. -- это очень серьезный, очень важный инструмент в бизнес-процессах", -- отметил Геннадий Ерошенко.

В результате…

Итак, сегодня на комбинате реализована функциональная схема, объединяющая основные группы пользователей СЭД -- руководителей, сотрудников и инспекторов делопроизводства, составляющих основное ядро системы (к сожалению, далеко не все руководители комбината пользуются компьютерами и именно через инспекторов осуществляются непосредственная работа с документами).

Сегодня на комбинате уже налажена связь между канцеляриями. Однако в процессе эксплуатации стало очевидно, что существующая нормативно-правовая база не дает возможности системе работать в полную силу. Действительно, электронные документы распространяются гораздо быстрее, но пустить их в работу руководитель считает возможным лишь после того, как придут бумажные документы с подписью. Очевидным становится значение электронной подписи, внутренних документов, регламентирующих работу с документами из СЭД. На ММК сегодня разрабатывается специальная процедура для инспекторов делопроизводства, позволяющая незамедлительно регистрировать и маршрутизировать документы в системе, подключать сотрудников к их исполнению.

Очевидно, что, даже работая в системе электронного документооборота, ни один инспектор делопроизводства большого подразделения просто не в силах распечатывать, передавать документы, оповещать сотрудников и т. д. Для решения этих проблем уже разрабатываются специальные документы и приложения, позволяющие подключить практически всех пользователей корпоративной сети ММК к канцелярии, т. е. наладить механизм оповещения сотрудников о том, что в канцелярии находятся адресованные им документы.

Первоначально система внедрялась в правовом управлении ММК, сегодня она уже распространилась на уровень общего архива организационно-распорядительной документации комбината в целом. В системе работают отнюдь не только сотрудники правового управления, туда в соответствии с технологической цепочкой вносятся административные документы различного характера. Доступ к открытой документации -- распоряжениям, приказам, письмам имеют сегодня несколько тысяч человек. Разработана специальная процедура для доступа к документам, требующим официального разрешения.

Отмечая основополагающие факторы успеха прошедшего этапа проекта, директор управления ИТ ММК Юрий Ипатов отметил лояльность пользователей системы, достижение "молниеносных" выгод для руководства и четкую, хорошо структурированную работу команды, включавшей в себя руководителей управления ИТ комбината, специалистов "АйТи" и "СофтИнКома" и руководителей подразделений, в которых осуществлялось внедрение системы.

Что дальше?

Недавно руководством ММК подписана программа дальнейшего развития системы электронного документооборота на 2002 год, в которой выделены три основных направления развития.

Во-первых, особое внимание в этом году будет уделяться организационным мероприятиям -- доработке документов, регламентирующих работу и способствующих ее эффективности, кадровому обеспечению подразделений, участвующих в эксплуатации СЭД. Два месяца назад на комбинате было создано специализированное подразделение -- бюро по сопровождению и развитию электронного документооборота. Здесь немаловажная роль принадлежит специальным программам обучения инспекторов по делопроизводству и всех сотрудников, прямо или косвенно принимающих участие в подготовке документов и работе с ними. Важно то, что обучение (в феврале -- марте обучение прошло 60 человек) проводится собственными силами специалистов комбината, без привлечения партнеров.

Вторым вектором развития проекта начальник лаборатории разработки и защиты корпоративной сети управления ИТ ММК Игорь Чернявский назвал развитие системы документооборота в масштабе предприятия, своего рода географическое расширение системы. В этой связи в ближайшее время планируется поэтапное подключение к СЭД инспекторов по делопроизводству всех подразделений и ряда сотрудников, деятельность которых предполагает активную работу с системой. Предлагается также постепенное подключение к системе почтовых ящиков сотрудников и удаленных интернет-пользователей, что обеспечит сотрудникам комбината доступ к личной документации из любого места.

Третье направление проекта -- развитие функциональности системы. Здесь первостепенной задачей опять становится повышение эффективности работы канцелярий, которые, как уже упоминалось, являются неким системообразующим элементом. Конечно же цель проекта -- постепенный перенос информации с бумажных носителей в СЭД и создание новых документов непосредственно в электронном формате. "Мы планируем, что уже в этом году сможем отказаться от части бумажных документов", -- отметил Игорь Чернявский. На базе используемой платформы Lotus Notes руководство комбината намерено развивать электронные форумы, создавать базы знаний и по отдельным подразделением, и в целом по комбинату.

В процессе разработки находится платформа для интеграции системы электронного документоборота с модулем управления персоналом Oracle Application HR, внедренном на комбинате.

И наконец, для эффективного развития системы внешнего документооборота руководство ММК планирует внедрить в систему средства криптозащиты и электронно-цифровой подписи. Уже в ближайшей перспективе в единую СЭД будет интегрирован документооборот четырех дочерних предприятий ММК -- русской металлургической компании, ЗАО «Огнеупор», Комплекса глубокой переработки и ЗАО «Таможенный брокер», а в перспективе, в соответствии с решениями ведомств, -- и органов государственной власти.

Сегодня на ММК уже практически завершена оценка экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота и масштабах всего комбината. Конкретная цифра пока, увы, не называется. Но о многом говорят слова Юрия Ипатова: "Нас поразил (в хорошемсмысле) тот экономический эффект, который может быть достигнут в результате полномасштабного внедрения системы электронного документооборота".

Действительно, у Магнитки сегодня много работы, а значит, много проблем, много решений, много планов. Недаром Геннадий Ерошенко заметил: "Если обо всех возможностях задуматься -- голова может заболеть от таких перспектив".

Сегодня на Магнитогорском металлургическом комбинате работает более 50 тыс. человек

Создано 160 рабочих мест системы электронного документооборота «БОСС-Референт»

В планах руководителей проекта в текущем году оснастить системой еще 50--60 рабочих мест

Система объединяет в единую инфраструктуру документооборота более 40 подразделений предприятия

В справочно-информационную систему введено более 15 тыс. документов за период последних нескольких лет