Любое действие или ресурс в бизнесе имеет свой денежный эквивалент. Информационные технологии - не исключение. Но было бы в корне неправильно оценивать стоимость бизнес-ресурса как некое механическое одноразовое вложение. Ресурс еще надо эксплуатировать. Особенно показательны в этом отношении информационные технологии. Очень часто размер расходов на эксплуатацию превышает стоимость первоначальных вложений в несколько раз. Снижение этих расходов дает куда больший эффект, чем экономия на цене.
Приобретены для работников 10 компьютеров и наиновейшая система управления предприятием? Нет уверенности в том, что все правильно сделано? Надо рассчитать стоимость владения всем этим движимым и недвижимым хозяйством - и все станет ясно. Но у нас почему-то принято, делая вложения, ориентироваться только на ее начальный размер. Одни ориентируются на минимум, другие считают, что чем больше инвестировано, тем лучше, - естественно, ожидая золотого дождя. И сильно удивляются, когда дождя нет. Более того, объект вложения начинает требовать к себе внимания в форме дензнаков. Чтобы избежать этого и знать, что, как, когда и сколько приобретать и как управлять финансовыми аппетитами хозяйства, надо использовать так называемую методику подсчета совокупной стоимости владения ССВ, именуемую иначе TCO (Total Cost of Ownership).
Методика подсчета ССВ представляет собой двухмерную модель (матрицу), основанную на получении и анализе информации о бюджете на информационные технологии конкретного предприятия. Впервые вопросами подсчета стоимости владения, правда, в упрощенном виде, еще в 1987 году занялась Gartner Group. Тогдашняя методика высокой точностью не отличалась и особого успеха у потребителей не имела - из-за своего основного недостатка, а именно: отсутствия дифференциации между техническими компонентами информационной системы и не совсем корректной методикой подсчета стоимости простоя. К слову, очертания, близкие к сегодняшним, методика приняла после образования в 1994 году фирмы Interpose, которой удалось за небольшой срок создать принципиально новую модель анализа финансовой стороны информационных технологий. Справедливости ради надо отметить, что большой объем работы выполнила и Gartner Group (вернее, ее подразделение Gartner Consulting), с целью получения максимально достоверной выборки осуществившая трудоемкие анкетирования и исследования рынка, которые потом использовались для совершенствования самой модели. Плодотворное сотрудничество компаний закончилось слиянием в 1998 году, вернее, хозяином Interpose стала Gartner Group, за прошедшие несколько лет радикально переработавшая методику с учетом возросшей роли Интернета.
Основной целью подсчета стоимости владения, кроме выявления избыточных статей расхода, является оценка возможности возврата вложенных в информационные технологии средств. Для чего, кроме чисто праздного любопытства, используются данные, полученные в результате подсчета? Для анализа привлекательности информационных технологий как объекта инвестиций и просто для оценки одной из статей корпоративных расходов. Но надо помнить, что подсчет ССВ показывает только расходную, a отнюдь не доходную часть.
Как считать?
Правильный и достоверный подсчет ССВ - дело долгое и кропотливое. Например, чтобы оценить ССВ информационной системы, состоящей из 500 компьютеров, понадобится никак не меньше двух месяцев напряженного труда плюс несколько контрольных замеров через некоторое время. Естественно, имеется некая последовательность действий, когда производится сбор информации, на основании которой будет производиться расчет.
Явное
Шаг первый. Тип предприятия
Перед тем как приступить к расчету, необходимо определить профиль предприятия. Профилей насчитывается 17. Кроме того, каждый профиль имеет три градации - малое предприятие, среднее и крупное.
Типы предприятий
l Банки
l Предприятия связи
l Производители вычислительной техники и электроники
l Дистрибьюторские компании
l Образовательные учреждения
l Предприятия энергетической промышленности
l Финансовые предприятия
l Правительственные учреждения
l Страховые фирмы
l Юридические фирмы
l Прочие производители
l Маркетинговые организации
l Медицинские организации
l Фирмы розничной торговли
l Сервисные организации
l Транспортные организации
l Предприятия коммунального обслуживания
После выбора типа предприятия следует получить такие данные бюджета предприятия, как:
l Общий валовой доход
l Валовой доход в расчете на одно компьютерное рабочее место
l Процентный показатель роста за расчетный срок
l Бюджет на информационные технологии
Эти сведения необходимы, чтобы при сопоставлении с эталонными данными оценить, где происходит избыточное, а где, наоборот, недостаточное инвестирование.
Шаг второй. Анкетирование и анализ рабочих мест
На следующем этапе ИТ-специалистам и пользователям раздаются специальные анкеты, которые предназначены для сбора информации о количестве рабочих мест, закупочной стоимости компонентов и пр. Это необходимо для того, чтобы распределить все издержки по категориям затрат, относящихся к информационной системе.
Шаг третий. Сбор и анализ остальной информации
Дальше собирается информация о прямых и косвенных расходах, которая впоследствии будет использована для подсчета стоимости владения.
Деление на категории расходов производится следующим образом.
Прямые расходы
Эта статья расходов состоит из нескольких более мелких подкатегорий расходов.
Аппаратура и программное обеспечение
l Аппаратура
l Стоимость оборудования (приводится полная стоимость оборудования без учета амортизации)
l Амортизация оборудования (амортизационный срок берется в зависимости от типа техники)
l Обновление (включает все обновления и изменения в оборудовании)
l Память (расходы на увеличение объема памяти как клиентских мест, так и остальных устройств, содержащих модули памяти)
l Программное обеспечение
Платежи
l В эту категорию входят оплата арендованного оборудования и программного обеспечения и прочие расходы на компьютерную движимость и недвижимость, не подпадающие ни под одну из перечисленных категорий.
Управление
l Диагностирование и ремонт
l Управление и планирование
l Оптимизация
l Администрирование пользователей
l Текущие регламентные работы
l Изучение и планирование развития системы
l Определение стоимости и закупка оборудования
l Управление имуществом (оборудованием)
l Контроль за секретностью и защита от несанкционированного доступа
l l Прочие вопросы управления системой
l Прогнозирование неисправностей и восстановление
l Остальные виды управления
l Оперативная работа
l Обучение
l Затраты на передвижения
l Закупки
l Прочие расходы на оперативную работу
Разработка
l Расходы на проектирование и разработку
l Тестирование
l Документация
l Коммуникации
Косвенные расходы
l Расходы на конечного пользователя
l Ежегодные затраты административного персонала на конечного пользователя
l Расходы на запланированные простои
l Расходы на незапланированные простои
Шаг четвертый.
Подсчет стоимости
Самое интересное начинается после того, как рутинный сбор исходных данных проведен, они введены в программу подсчета совокупной стоимости владения, и программа выполнила расчеты и выдала некий результат. После этого необходимо провести сравнение полученной информации со средними показателями по промышленности и определить критические моменты в затратах. Причем считается ССВ не только для одного пользователя, но и для всех типов оборудования, используемого в информационной системе.
Факторы, влияющие на величину совокупной стоимости владения
Одной из основных ошибок большинства менеджеров при проектировании ИТ-системы является неверная ориентация на среднего пользователя, вследствие чего происходит непрогнозируемый рост расходов на ИТ. Это приводит к тому, что большинство пользователей получает усредненную по корпоративному стандарту производительности технику, хотя в их функции входит только набор текста по форме, а возможности компьютеров используются в лучшем случае на 10%. В то же время пользователи, которым требуется максимальная производительность, могут не получить технику, адекватную своим рабочим функциям. Поэтому Gartner Group рекомендует при проектировании информационной системы ориентироваться на детализацию выполняемых работниками функций и осуществлять подбор техники, исходя из индивидуальных потребностей, а не усредненных показателей. В связи с этим компания предлагает свою градацию пользователей по выполняемым функциям и ожидаемой стоимости владения и стоимости времени простоя:
l Работники, которые выполняют критические и уникальные для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня, финансовых служб, например, сюда входит и административный ИТ-персонал. Требования к техническому оснащению и сервису максимальные. Высока и стоимость времени простоя.
l Мобильные работники, часто находящиеся в поездках. Обычно работают с очень хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервисному обслуживанию, поддержке и оборудованию также высоки. Стоимость времени простоя максимальна.
l Работники, занимающиеся обработкой информации. Наиболее размытая категория. Стоимость времени простоя может сильно варьироваться, хотя в большинстве случаев она высока.
l Работники, осуществляющие механический ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной-двумя. Наименее критическая часть пользователей в смысле времени простоя, доставляющая, однако, максимум проблем обслуживающему персоналу.
Хотя подобная градация (вернее, ее использование в методиках подсчета и анализа совокупной стоимости владения) появилась совсем недавно, Gartner Group собрала средние данные по процентному соотношению различных категорий работников в американских корпорациях.
По данным Gartner Group, основные факторы, которые влияют на итоговую цифру стоимости владения, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя. В их числе - невысокая квалификация пользователей, попытки подкорректировать "под себя" уже оптимально настроенное оборудование, установка дополнительных, не требующихся для выполнения своих рабочих функций программ. По данным консалтинговых компаний, у среднего пользователя теряется до 4 часов в неделю на выполнение манипуляций с компьютером, никак не связанных с выполнением своих рабочих обязанностей.
Тайное
Подсчет прямых издержек на ИТ-систему предприятия - дело хотя и трудоемкое, но отнюдь не самое сложное. Просто надо следить, чтобы категории издержек не дублировались, для чего применяется так называемый метод дробления составляющих, когда крупная категория расходов делится на более мелкие подкатегории, и так до тех пор, пока не получится минимальная, неделимая единица. Например, при дроблении составляющих расходов на оборудование минимальная единица - это компьютеры, причем различные конфигурации считаются отдельно.
Другое дело - издержки косвенные, или скрытые, в нашем случае - оценка стоимости простоев. Считать их куда тяжелее, но делать это необходимо. Думается, данные, полученные Gartner Group, убедят в этом даже скептиков, полагающихся на извечное "авось пронесет":
l Средняя компания теряет от двух до трех процентов дохода в течение примерно 10 дней после сбоя в работе информационной системы
l На полное восстановление функционирования уходит 4,8 дня, после чего компания выходит на уровень рентабельности, имевшийся до сбоя
l Половина компаний, которые не смогли восстановить функциональность в течение 10 рабочих дней, никогда не выходят на прежний уровень рентабельности
l 93% компаний, игнорирующих планы быстрого восстановления и резервирования данных, в течение пяти лет прекращают свое существование.
Стоимость времени простоя
Прежде чем перейти к реальным цифрам, обратимся к примеру гипотетической фирмы (основанной на реальных фактах) и посмотрим, насколько будет силен финансовый удар даже от кратковременного простоя сети. Несколько утрированный, этот пример дает представление о реальных убытках.
Пусть фирма принимает заказы на продажу неважно чего. В штате состоят 500 работников, стоимость рабочего времени каждого из них составляет в среднем 25 долл. в час (более 50 тыс. долл. в год). Фирма трудится 24 часа в сутки, семь дней в неделю, 365 дней в году. Доход на одного работника - около 470 тыс. долл. в год. При вероятности остановки сети на 45 минут в 99,9% убытки будут не столь малы - около 500 тыс. долл. в год.
Дорогу осилит идущий
Может показаться, что приведенная информация хороша только для Америки и других развитых стран, где высоки затраты на сопровождение информационных систем. Однако и в России возможно снижение "паразитных" затрат на ИТ без увольнения персонала. Более того, благодаря большей доле косвенных затрат и высокому времени простоя экономия может составить до 25%. Приведем реальный пример из российской практики. Расчет выполнен Econobest.
Примечание: название компании, род деятельности, настоящий размер бюджета и адрес по ее просьбе не упоминаются.
Все данные слегка изменены. В скобках даны рекомендованные данные для предприятий такого типа.
l Годовой бюджет - 22 млн. долл.
l Компьютерный парк - 183 настольные машины, 3 ноутбука, 5 серверов
l Суммарное время работы ИС - более 2000 часов в год
l Надежность сети - 96% (99,2%)
l Простои серверов - 100 часов в год (16 часов в год)
l Суммарное время простоя пользователей - более 15 тысяч часов в год (не более 3 тысяч часов в год)
l Суммарная стоимость простоя - более 450 тыс. долл., на каждого пользователя - почти 2500 долл. (соответственно, 148 тыс. и 790 долл.)
По мнению руководства компании, расходы на ИТ чрезвычайно высоки, а пользователи слишком медленно выполняют работу. При анализе результатов опроса и анкетирования выяснилось, что каждому требуется как минимум компьютер последней модели с максимальной производительностью. ИТ-сотрудники говорили об оптоволоконной связи, многопроцессорных системах, существенном увеличении штата сотрудников - при том, что для большинства выполняемых задач вполне хватало пропускной способности в 10 Мбит/с и имеющегося персонала. А типичный настольный компьютер с лихвой закрывал все потребности большинства пользователей.
В процессе анализа также было выявлено, что столь большое число потерянных часов и постоянная загруженность ИТ-персонала были обусловлены:
l Случайным стиранием файлов. Было вызвано низкой квалификацией пользователей.
l Потерей информации. Низкая квалификация части ИТ-персонала. Ввиду того, что наиболее квалифицированные сотрудники были заняты решением постоянно возникающих проблем с пользователем, постоянные сбои в питании вызывали необходимость восстановления данных из резерва. Резервное копирование информации производилось нерегулярно, свободными на тот момент сотрудниками, из-за чего происходили потери важной информации.
l Зависаниями системы. Плохое качество оборудования. В целях экономии производились закупки компонентов у различных поставщиков, предлагающих оборудование по демпинговым ценам и с ограниченной гарантией.
l Плохим знанием эксплуатируемых программ. Недостаточные инвестиции в обучение. Большинство ИТ-персонала не знало тех возможностей эксплуатируемых программ, которые позволили бы радикально решить проблему с потерями информации.
l Сбоями питания. Неверная организация системы резервного питания. Были сэкономлены деньги на организацию основного и резервного питания. Система бесперебойного питания могла работать в автономном режиме не более 10 минут, что было недостаточно для корректного сохранения информации.
Не вдаваясь в подробности, скажем только, что стоимость простоя в результате принятых мер за 23 недели удалось снизить до почти идеальных для наших условий 1126 долл. на пользователя.
Снижаем издержки, или Да здравствует экономия!
К сожалению, методика подсчета ССВ, весьма популярная в США, где ею регулярно пользуются до 75% крупных корпораций, в России не столь популярна. Проблема в нежелании большинства руководителей российских предприятий, да и представительств иностранных компаний раскрывать сколько-нибудь существенную толику финансовой информации, без которой трудно правильно произвести расчеты и оценить эффективность используемых технологий. Другая проблема - попытка решить задачу с помощью собственных специалистов: "Я компьютерщикам большие деньги плачу, пусть они и разбираются своими силами в рамках отпущенных средств, что им надо". Но функции программиста - разрабатывать программы, а не заниматься тем, чего он не знает. Проблема третья - методики ССВ рассчитаны на предприятия, имеющие как минимум 150-200 компьютерных рабочих мест. Много ли таких в России? Хотя ситуация меняется к лучшему, в особенности после кризиса, но до того, чтобы любой руководитель предприятия знал, сколько денег он выбросил впустую, закупая неверные ИТ-решения, еще очень далеко. Ведь снижение издержек - вопрос весьма важный, позволяющий существенно облегчить жизнь предприятию. А задача любого бизнеса - максимально быстро получить прибыль при минимальных издержках в максимально короткие сроки. Быстрый выход на точку безубыточности означает возможность использования появившихся средств на что-то другое. Например, на инвестирование в новый проект, сулящий большую прибыль. Поэтому борьба с излишними затратами не есть скупердяйство. Это одно из самых необходимых требований бизнеса. Следующий пример наглядно демонстрирует, каким может быть эффект от борьбы с лишними расходами.
Предположим, предприятие выпускает некую продукцию и испытывает проблемы с финансами. Сложность в том, что конкуренты выпускают похожую продукцию с практически идентичными характеристиками и сопутствующим пакетом услуг и сопоставимой ценой. Увеличение заложенной прибыли даже на 5% приведет к резкому оттоку клиентов к счастливому конкуренту. Снижение издержек всего на те же 5% позволит не только решить проблему с финансами, но и получить преимущества в конкурентной борьбе. Увы, такие случаи можно встретить скорее в теории, чем в действительности. В особенности российской, где от конкурента пытаются оторваться, либо ухудшая качество продукции, либо используя бандитские методы борьбы.
