Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Можно, конечно, ждать, пока кто-то из журналистов сам вспомнит о вас и чирканёт пару строк, но вероятность такого события сопоставима с выигрышем в лотерею миллиона долларов - журналисты и, особенно, редакторы слишком заняты своим изданием, чтобы у них было время вспомнить о вас, если вы сами им о себе не напомните. А один из эффективных способов напомнить прессе о себе - это предоставить в её распоряжение хорошо подготовленный пресс-релиз. Тем более, что получить хороший пресс-релиз мечтает каждый журналист, так как хороший пресс-релиз здорово облегчает его работу. И если активную борьбу за внимание прессы ведут консалтинговые компании Большой пятерки, регулярно подкармливающие средства массовой информации своими пресс-релизами, то что уж говорить о необходимости работы в этом направлении остальным консультационным фирмам.
Что такое пресс-релиз?
Не будем далеко ходит, воспользуемся Яndex-Энциклопедиями. Получаем два определения: 1) Пресс-релиз - специально подготовленная информация о товаре или фирме, распространяемая фирмой для возможного опубликования в печати. 2) Пресс-релиз (англ.Press-release - выпуск для прессы), специальные бюллетени для работников печати, радио, телевидения, содержащие документы и информацию, подлежащие опубликованию и распространению. Глубже рыть не будем, вполне можно прожить и с такими определениями.

Теперь разберём поподробнее, из чего состоит пресс-релиз и как его следует
оформлять.
Заголовок пресс-релиза.
Заголовок - первая чрезвычайно важная часть пресс-релиза.
Как говорили древние латиняне: A potiori fit denominatio
(лат.) - Название даётся по главной мысли произведения.

Читать ваш заголовок будет скорее всего лишь один человек - журналист или
редактор. Поэтому главная задача заголовка вашего пресс-релиза - привлечь
внимание журналиста или редактора при чрезвычайно плотной конкуренции со
стороны заголовков других пресс-релизов. Исключение здесь составляют лишь интернетовские базы пресс-релизов, своеобразные "пылесосы", которые лишь автоматически отобразят на сайте, то, что вы введёте в форму на специальной веб-странице такого "пылесоса".
Чтобы угодить журналисту (редактору) заголовок пресс-релиза должен быть кратким, определённым и написанным простым языком. Заголовок пресс-релиза должен дать журналисту чёткий ответ на вопросы: 1. О чём идёт речь? 2. Чем это интересно читателям моего издания?
В заголовке вам следует избегать жаргона, специальной терминологии и
сокращений.
Что, помимо заголовка, поможет вам привлечь внимание журналиста (редактора) к
вашему пресс-релизу?
Прикрепленные (буквально - скрепкой, степлером) к бумажному пресс-релизу фотографии, графики, таблицы, иллюстрирующие текст вашего пресс-релиза, резко
увеличивают его привлекательность в глазах журналиста, отбирающего наиболее
интересные из ежедневной пачки пресс-релизов.

Первый абзац пресс-релиза.
Здесь вам необходимо чуть более подробно (по сравнению с заголовком)
изложить главную мысль пресс-релиза. Буквально в 2-3 предложениях. Первый
абзац пресс-релиза должен иметь самостоятельный законченный смысл в отрыве
от контекста. В первом же абзаце, по возможности, следует постараться
упомянуть название вашей компании (торговую марку вашего товара и тп), но
только не в ущерб ясности пресс-релиза.

Основное содержание пресс-релиза.
Журналисты, работающие с пресс-релизами, сокращают их снизу вверх.
Следовательно, наиболее значимую информацию вы должны разместить как можно ближе к началу основного текста пресс-релиза.
Основной текст пресс-релиза пишите таким же простым языком, как заголовок и первый абзац.
Пишите о своей компании только в третьем лице.
Цитаты повышают привлекательность основного текста пресс-релиза, поэтому, лучше если вы их подпишите именем цитируемого, а не "нашим источником в Кремле".

Компановка пресс-релиза.
Нет единого мнения, указывать ли явно в верху текста (и в ТЕМЕ эл.письма)
слово "ПРЕСС-РЕЛИЗ". Я лично склоняюсь к тому, что важнее заинтересовать
журналиста заголовком, самой темой пресс-релиза. Поэтому в вверху крупно
укажите заголовок пресс-релиза ("Долой морщины и лишний вес!" - пример из
женского журнала).
Укажите степень готовности к публикации: "Готово к публикации" или "К публикации...(дата, время)".
Шрифт для текста - распространённый, (без экзотики!), типа Arial.
Оптимальный размер шрифта для бумажных пресс-релизов 12 (при более мелких шрифтах возникают проблемы с прочтением при передаче по факсу), для рассылаемых электронной почтой - 10-12. Заголовки можно давать 14-м.
Объём пресс-релиза.
Для бумажных пресс-релизов желательно уложиться в лист формата А4 (используется только одна сторона листа!). Для рассылаемых по эл.почте желательно уложиться в "первый экран без прокрутки".
В "бумажных" пресс-релизах предусмотрите увеличенный интервал между строк для возможной редакционной правки.
Явно обозначьте конец основного текста: "КОНЕЦ".
Укажите дату и контактные данные (лицо, телефон, для электронных сообщений у вас должен быть специальный файл подписи) для возможных справок и уточнений.

Мониторинг результатов.
Отслеживайте и собирайте в специальный альбом или папку вырезки ваших
публикаций. Для электронных пресс-релизов - копии файлов и ссылки на
веб-страницы.
Сортируйте их по изданиям. Это поможет вам при дальнейшем анализе по мере накопления материалов лучше понимать, кто какие пресс-релизы с большей
охотой публикует и тд.

Особенности электронных пресс-релизов.
1) Чтение с экрана.
Поэтому заголовок, первый абзац и самое важное из основного текста должны просматриваться получателем пресс-релиза в "первом экране" "без прокрутки".
2) Тема и заголовок пресс-релиза - в "ТЕМЕ" электронного письма.
Например: "Афганистан. Кто войдёт в правительство?" - тема: Афганистан, заголовок: Кто войдёт в правительство?
3) Избегайте прикреплённых файлов.
Многие сразу удаляют электронные письма со вложенными файлами из-за возможности нахождения в них компьютерных вирусов. Поэтому текст пресс-релиза помещайте в "теле" письма. Для более подробных, развёрнутых пресс-релизов лучше заведите на своём веб-сайте раздел "Пресс-релизы", где вы будете выкладывать полные тексты, а также файлы с необходимыми иллюстрациями или статистическими выкладками, и, при необходимости, давать на них ссылку.
4) Заголовок пресс-релиза помещайте не только в "ТЕМУ"
письма, но и в его начало, так как не всегда возможно прочесть написанное в
"ТЕМЕ" из-за несовместимости кодировок.
5) Не набирайте текст в поле "ТЕМА" ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.
6) Учитывайте возможные экранные и программные ограничения на длину текста в поле "ТЕМА" у получателя вашего пресс-релиза.
7) В теле письма заголовок максимум 14 шрифтом - помните, что вам крайне желательно уложиться в "первый экран", поэтому ваш заголовок не должен съест всё место на экране у читающего ваш пресс-релиз.
8) Строка не должна уходить за экран вправо, то есть следует не допускать и горизонтальной прокрутки. Для этого необходимо ограничиваться максимум 70 символами в строке и каждую строку завершать нажатием клавиши ENTER, так как не во всех почтовых программах есть автоматический перенос текста на новую строку.
9) Если ваш пресс-релиз выложен где-то в Сети, избегайте давать в письме лишь голую ссылку на него. Такую ссылку должно сопровождать описание, соответствующее всем правилам оформления пресс-релизов.
10) Длина текста зависит от полезности информации, а также от частоты отправки вами пресс-релизов. В любом случае, "первый экран", как и первый лист у бумажных пресс-релизов - для самого важного в вашем сообщении.
Придерживайтесь принципа разумной достаточности. Если вы своим заголовком и первыми строками своего пресс-релиза сумеете заинтересовать журналиста - он ради детальных подробностей вас сам "из под земли достанет".
11) В конце электронного пресс-релиза - файл подписи.
Обязательно для контакта указывать лицо с именем и фамилией, а не компанию или отдел. По указанному "контакту" журналист должен иметь возможность быстро и своевременно решить свои вопросы по вашему пресс-релизу.
12) Электронная почта - очень личный инструмент общения.
Поэтому при возможности отправляйте каждому личное письмо, т.е. указывайте в поле "Кому:" ("To:") только одного конкретного получателя. Каким образом вы это сделаете, в ручную или с помощью какой-то специальной программы, не столь важно. Главное, чтобы письмо выглядело как личное. Трудно воспринять электронное письмо как личное, если в поле "Кому" указано несколько десятков, а то и сотен адресов, среди которых получатель едва ли найдёт свой.
Если ваш список получателей пресс-релизов слишком большой и трудно все письма оформить как личные, отберите в отдельный список наиболее важные для вас (10-20 адресов) и послания для них оформите как "личные".

Тест по содержанию пресс-релиза
Прежде чем отправить пресс-релиз, проверьте наличие в нём ответов на вопросы:
1) Что? Суть вашего события (включая его время и место), новости, материала, освещаемого в пресс-релизе;
2) Степень готовности к публикации;
3) Кто прислал (источник) и контактное лицо для дополнительной информации со всеми необходимыми способами связи;
4) Для бумажных пресс-релизов - прикреплены ли необходимые иллюстрации (фото, графики, таблицы).

В Сети есть много адресов, по которым вы можете опубликовать свои пресс-релизы в онлайновом режиме. Ниже я приведу некоторые из таких адресов. Но сначала несколько важных замечаний относительно этого способа публикации ваших пресс-релизов.
Прежде чем отправлять свой пресс-релиз, используя эти адреса и аналогичные онлайновые службы, внимательно изучите правила и комментарии от владельцев этих служб - они могут значительно друг от друга отличаться.
Сначала прочтите несколько пресс-релизов, опубликованных на сайте, выбранной вами слубжы, чтобы при сделать необходимые поправки на общую тематику ресурса и принятый там общий стиль.
Достаточно очевидно, но на практике почему-то многие не учитывают, что один и тот же факт, событие (информационный повод) для разных изданий следует преподносить по-разному. И одно и то же событие в издании для программистов должно выглядеть "по-программистски", а в издании для бухгалтеров - "по-бухгалтерски". Помните об этом при подготовке ваших пресс-релизов.
При публикации своего пресс-релиза внимательно заполняйте поля приведённых там форм для пресс-релизов.