Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

Для начала предположим простейший случай: рабочая группа немногочисленна и сосредоточена в одном офисе. Основные средства коммуникации - родной язык и бумаги, которые, как обычно, "вот только здесь лежали, но куда-то делись". В такой ситуации нет необходимости в каких либо дополнительных программных средствах. О степени продвижения на его участке проекта ресурс "Василий" может быть опрошен на естественном языке без применения технических средств (разве что детектор лжи не помешает). Перечень текущих задач легко может быть доведен до сотрудников с помощью печатных отчетов - благо, Microsoft Project умеет печатать отчеты не только для начальства. В списке доступных отчетов (помимо информации о перегруженных ресурсах, критических, незавершенных задачах и так далее) есть персональные to do-списки и таблицы "кто, что и когда делает", которые при должной организации помогают свести на нет отговорки типа "а я не знал и даже не подозревал" и им подобные.

Если работников достаточно много, они рассредоточены или, скажем, способности к живому общению у них атрофировались, наиболее простой способ свести воедино руководителей и исполнителей - "подружить" систему управления проекта с почтовым клиентом или мессенджером. Благодаря этому, например, удобно рассылать исполнителям уведомления о назначении на работы, получать подтверждения и так далее.

Разумеется, такие возможности в MS Project есть - благодаря специальным e-mail-сообщениям участники рабочей группы и планировщики могут обмениваться информацией и поддерживать в актуальном состоянии файлы проектов, над которыми они совместно работают. Кроме того, начиная с версии MS Project 2000 (сейчас доступна версия MS Project 2002), программа интегрирована с MS Outlook, который сам по себе представляет смесь почтовика с персональным планировщиком.

Однако электронная почта или система мгновенных сообщений "в чистом виде" - все же не самый удобный способ координации действий исполнителей. Да и совместная работа над проектами, файлы которых хранятся у нескольких разных планировщиков, излишне затруднена. Еще одну проблему создают конфликты с распределением ресурсов между многими проектами (особенно если эти проекты находятся в ведении разных планировщиков).

Решение всех этих проблем (а также множество дополнительных преимуществ, о которых ниже) можно получить, используя Microsoft Project Server 2002 (в версии 2000 он назывался Microsoft Project Central). MS Project Server 2002 - это инструмент масштаба предприятия, который позволяет централизовать работу над проектами и существенно упростить доступ к проектной информации со стороны рядовых исполнителей.

По своей сути, MS Project Server представляет собой специализированную базу данных о проектах на основе MS Desktop Engine (может использоваться и MS SQL Server, если он установлен), а также набор средств совместного веб-доступа к этим данным.

Благодаря централизации данных, MS Project Server предоставляет более широкие возможности по обеспечению безопасности и разграничению совместного доступа, чем "индивидуальные" продукты.

MS Project Server поставляется вместе с системой MS SharePoint Team Services. Эта система позволяет группе совместно работать не только с данными проектов, но и с документами, создаваемыми в рамках этих проектов.

Клиентскими программами для MS Project Server 2002 являются уже знакомые нам персональные версии MS Project 2002 или MS Project 2000 (переход с MS Project Central 2000 на MS Project Server 2002 не требует обязательного перехода на новую версию клиентов).

Но клиентский MS Project сам по себе не дешев и устанавливать его на рабочие места рядовых исполнителей, мягко говоря, нерационально. Гораздо целесообразнее для неключевых участников проекта приобрести отдельные MS Project Core Access License (CAL). CAL не является программным продуктом – это лицензия, дающая право обращения к серверу с клиентского компьютера. Ее стоимость в несколько раз ниже, чем стоимость лицензии на использование Microsoft Project Standard или, тем более Professional (не следует, правда, забывать, что каждый из этих продуктов "укомплектован" одной CAL). При этом нет необходимости устанавливать специализированное программное обеспечение - достаточно наличия на машине IE версии 5.0 и выше. Доступ к данным проекта осуществляется через веб-интерфейс (обязательным условием для установки MS Project Server является наличие на той же машине Microsoft IIS). Гибкость и функциональная полнота такого интерфейса обеспечивается использованием XML и модулей ActiveX. Каждая копия MS Project Server продается с пятью пользовательскими лицензиями.

Разумеется, что пользователь MS Project CAL располагает далеко не всей функциональностью, предлагаемой "полным" продуктом, но она ему и не нужна. Выгода от доступа участников рабочей группы к проектным данным очевидна – помимо того что каждый из исполнителей формирует отчетливое представление о круге своих обязанностей и своем месте в команде, налаживается обратная связь с планировщиками. Это помогает с минимальными затратами и искажениями оценивать реальный прогресс выполнения проекта.

Оперировать проектными данными, хранящимися в Microsoft Project Server 2002, можно не только с помощью клиентов от Microsoft. Поскольку движок MS Project Server поддерживает SQL, доступ к информации можно получить через SQL-запросы и команды. Благодаря этому IT-специалисты непосредственно на предприятии могут самостоятельно создавать необходимые надстройки для централизованного анализа и управления проектами.

В Microsoft Project Professional 2002 + Server 2002 есть ряд возможностей, отсутствовавших в более ранних версиях. Сюда относятся, например, средства для моделирования "что, если?.." в масштабах предприятия, инструменты управления корпоративным пулом ресурсов, инструменты для сводного анализа портфеля проектов.

Это не говоря уже о добавлениях, которые появились и в стандартной редакции 2002 года: смарт-теги, поддержка XML, мастера для быстрой настройки календарей, быстрого создания календарного плана, настройки совместной работы и многих других аспектов. Теперь поддерживается не один (как в версии 2000), а до одиннадцати базовых планов. Впрочем, перечислять все возможности бессмысленно – с каждым годом, с каждой новой версией их становится все больше. Не за горами выход версии 2003 года, а еще через год или около того появится MS Project 2004 – продукт, способный, по свидетельствам посвященных, удивить своими возможностями даже самого взыскательного профессионала по управлению проектами.

На этом заканчивается наш цикл, посвященный Microsoft Project. Разумеется, мы охватили всего лишь небольшую долю его возможностей. Тем не менее, будем надеяться, что главная цель достигнута – наши читатели убедились, что MS Project весьма полезен в повседневной деятельности обычным управленцам и исполнителям, а не только тем, кто делает ракеты и перекрывает Енисей. Кроме того, мы наглядно показали, что обжигают горшки и занимаются прочим рукоделием вовсе не боги – а значит, обучиться основам работы с MS Project вовсе не так сложно, как может показаться на первый взгляд.