Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru

В жизни каждого проекта наступает момеiнт, когда его все же необходимо "спускать на воду" и даже "отправлять в плавание". Какими бы разными ни были эти моменты и сопутствующие им обстоятельства у разных проектов, они обладают одним общим свойством: после того, как проект запущен, что-нибудь обязательно пойдет не так, как задумывалось. К этому надо быть готовым, на это надо уметь реагировать. Соответственно, и инструмент планировщика должен быть приспособлен к тому, чтобы контролировать исполнение проекта. Разумеется, Microsoft Project предоставляет развитые возможности для контроля выполнения проекта, сопоставления реального прогресса с запланированным и оценки возможных мер по устранения возникших проблем. Эти возможности мы сегодня и рассмотрим.

Каждый раз, когда пользователь хочет сохранить файл проекта, MS Project спрашивает его, есть ли необходимость сохранять базовый план (baseline). Если ответить утвердительно, то программа запомнит следующие параметры базового плана для сравнения с более поздними промежуточными планами и реальным исполнением:
- для работ: даты начала и завершения работ, объемы назначений ресурсов, информация о разбиениях;
- для ресурсов: максимально допустимый объем назначения ресурса и его стоимость.

Диалог сохранения базового/промежуточных планов

Базовый план можно создать и "принудительно". Для этого надо воспользоваться пунктом Save baseline подменю Tracking меню Tools. Помимо собственно базового плана, таким же образом можно сохранить до десяти промежуточных (Interim) планов, которые затем можно использовать для сравнения с параметрами базового плана и для их изменения. Окно Save baseline позволяет произвольно копировать параметры между базовым и промежуточными планами. Можно копировать параметры как для всего проекта, так и для выбранных задач. Очистить сохраненные значения базового и промежуточных планов можно с помощью пункта Clear baseline из того же подменю Tracking.

Диалог очистки базового/промежуточных планов

Подменю Tracking

Разумеется, эталонные значения мало просто запомнить - нужны средства, чтобы наглядно оценить соотношение реальной ситуации и плана. Их есть у MS Project. Как мы помним из более ранних обзоров, MS Project диалектически един в трех лицах: базы данных о проекте, специализированной электронной таблицы и специализированного же визуального средства управления проектом. Поэтому для сравнения фактических значений с плановыми мы, для начала, рассмотрим поля данных, в которых записываются интересующие нас параметры проекта. Затем мы увидим, каким образом с этими параметрами можно работать при помощи визуальных средств - диаграмм.

Для анализа темпов выполнения проекта используются следующие поля данных в таблице работ (то есть ниже перечислены интересующие нас параметры работ):

• Начало работы в соответствии с базовым планом (Baseline start);
• Окончание работы в соответствии с базовым планом (Baseline finish);
• Длительность работы в соответствии с базовым планом (Baseline duration);
• Фактическое начало (Actual start) работы - вводится пользователем или, в противном случае, берется MS Project из плана;
• Фактическое окончание (Actual finish) - вводится пользователем или рассчитывается MS Project;
• Фактическая длительность (Actual Duration) - вводится пользователем или рассчитывается MS Project;
• Процент выполнения (% Complete) - степень завершения работы;
• Процент выполнения работы (% Work Complete) - этот параметр нужен, поскольку темпы выполнения работы (в смысле Work) не всегда совпадают с календарными темпами работы (в смысле Task; не стоит забывать, что оба термина переводятся в данном контексте на русский одинаково - "работа", хотя реальные значения у них разные; правда, task еще можно перевести как "задача");
• Оставшийся период (Remaining duration).

Взаимосвязи между приведенным параметрами достаточно очевидны. Еще раз напомню, что в случае, если параметры связаны, MS Project при вводе пользователем одного параметра автоматически вычисляет значение другого. Плановая длительность определяется, исходя из разности дат планового начала и планового окончания работы. Фактическая длительность, как правило, вводится пользователем или вычисляется, исходя из вводимого пользователем процента выполнения. Процент выполнения = Фактическая длительность / Плановая длительность. Оставшаяся длительность определяется, исходя из фактической и плановой длительности. Доступ ко всем перечисленным параметрам можно получить, добавив соответствующие столбы в таблицу работ в режиме диаграммы Гантта, например.

Более простым и наглядным способом является ввод параметра "Процент выполнения" (остальные в этом случае рассчитываются автоматически) с помощью мыши. Для этого надо подвести указатель к левой границе полоски. Курсор мыши при этом примет вид стрелки со значком процента. Далее нужно, зажав левую кнопку мыши, передвинуть указатель на расстояние, соответствующее степени выполнения работы. Внутри полоски, обозначающей работу, отобразится еще одна, более тонкая полоска, показывающая степень выполнения этой работы.

С помощью мыши указываем степень завершенности работы...

Чтобы в дальнейшем изменить значения процента выполнения, достаточно подвести курсор к правой границе внутренней тонкой полоски (курсор опять примет вид стрелки с процентом) и, как и раньше, передвинуть его, куда нужно. Если навести курсор на середину тонкой внутренней полоски , то всплывет окошко, где будут показаны процент выполнения, дата фактического начала работы, ее плановая длительность и текущая фактическая дата (Complete through date) - дата, на которой, согласно плану и введенному проценту выполнения, замерло выполнение работы. Таким образом, соотнеся текущую дату с последним параметром, можно легко определить отставание в днях.

Указали...

Теперь, подведя курсор к тонкой внутренней полоске, можем получить кое-какую информацию о состоянии работы

MS Project построен таким образом, что одного и того же результата можно добиться несколькими способами. При этом можно выбрать тот, который наиболее удобен в данный момент. Поэтому, помимо табличного и визуального способов редактирования описанных выше параметров, можно воспользоваться диалоговым окном Update tasks, вызываемым из того же подменю Tracking. В этом окне можно вручную ввести такие параметры, как фактические даты начала и окончания, процент выполнения, фактическая и оставшаяся длительность.

Диалоговое окно Update Tasks

Разумеется, каждый день вручную вводить степень выполнения для каждой из работ проекта достаточно нерационально (особенно если работ десятки и сотни). Для автоматизации этого процесса используется диалоговое окно "Обновить проект" (Update Project) из подменю Tracking. Обновление проекта осуществляется в двух различных режимах.

Диалоговое окно Update Project

Первый режим (Update work as complete through) позволяет выставить для всех (или только выделенных - см. установки Entire Project/Selected tasks) работ проекта процент выполнения на определенную дату, которая указывается в этом же окне. Если начало какой-либо работы приходится на дату более позднюю, чем введенная, процент выполнения устанавливается в 0%. Если окончание работы приходится на дату более раннюю, чем введенная, процент ее выполнения устанавливается в 100%. Если же введенная дата приходится как раз на промежуток между датой начала и датой окончания работы, то процент выполнения зависит от того, насколько введенная дата близка к момент окончания работы (чем ближе - тем больше, соответственно, процент выполнения). Если установлен подрежим 0% or 100% complete only, процент выполнения будет либо 100%, если работа завершена, либо 0%, если она еще не начиналась или находится в процессе выполнения.

То есть, если все или большинство работ выполняются в соответствии с графиком, то процент их выполнения можно пересчитать с помощью режима Update work as complete through. Для тех работ, которые выполняются с отклонением от графика, процент выполнения можно ввести вручную. Режим обновления Reschedule uncompleted work to start after позволяет перенести всю невыполненную работу на период после введенной даты. Если работа должна была начать выполняться, но не начала ("спящая" работа), то MS Project перенесет ее начало на указанную пользователем дату с помощью ограничителя "начать не ранее" (Start No Earlier Than Constraint). Если работа уже начата, то она будет разделена (Split).

Быстро получить доступ к описанным инструментам можно с помощью панели инструментов Tracking.

Панель инструментов Tracking

Ее кнопки позволяют (слева направо):

• вызывать окно статистики проекта;
• обновлять проект в соответствии с запланированным расписанием (аналогично режиму Update work as complete through, но не с произвольной, а с текущей датой;
• перепланировать работы аналогично режиму Reschedule uncompleted work to start after также на текущую дату;
• добавлять "линии продвижения" (Progress Lines) - средство для наглядного отображения степени выполнения работ;
• устанавливать процент выполнения для выделенных работ от 0% до 100% с шагом 25%;
• вызывать окно Update Tasks.

Progress Lines в действии